Gouvernance de l’information : quelle méthode ?

En avril 2018 sortait un ouvrage proposé comme une sorte de boussole pour s’orienter dans les méandres de la gouvernance de l’information d’entreprise, avec une méthode spécifique, fruit de plusieurs dizaines d’années d’expérience en la matière.

En effet, l’auteure, Marie-Anne Chabin, est une spécialiste reconnue de l’archivage, figure incontournable du records management en France.

Normalisé en 2001 par l’ISO, le records management est un ensemble de pratiques visant une gestion efficace des “records” (terme difficile à traduire en français sans en tronquer le sens), que la version française de la norme définit comme des “informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité”.

Information d’entreprise : de quoi parle-t-on ?

Marie-Anne Chabin synthétise dans son nouvel ouvrage, intitulé Des documents d’archives aux traces numériques, un ensemble de connaissances et de méthodes intéressant directement la stratégie (existante ou non) de gestion de l’information d’entreprise, qu’elle définit ainsi :

L’information d’entreprise est celle qui est émise, reçue et gérée au nom de l’entreprise, en tant que personne morale. Il s’agit des documents et des données qui engagent la responsabilité de l’entreprise, vis-à-vis de l’extérieur bien sûr mais aussi en interne ou avec des sous-traitants”.

Un rappel bien utile : toute l’information circulant dans l’entreprise n’est pas visée dans une stratégie de gouvernance. Fort heureusement… Car s’intéresser à l’information d’entreprise est déjà une gageure en soi, ce que rappelle l’auteure en première partie d’ouvrage : traces, données, contenus, documents ? Sur quels supports physiques ? Papier, électronique ? Auquel cas, quid du stockage ? Quels sont les flux, les responsabilités, les rôles afférents ?

Contextes et enjeux informationnels

Toujours dans sa première partie, cet ouvrage appréhende l’information sous toutes ses formes, rappels salutaires en la matière, et dans des contextes qui intéressent particulièrement l’information d’entreprise : opérationnel, juridique et règlementaire, patrimonial, etc.

Didactique, l’ouvrage contient de nombreux encadrés précisant des notions fondamentales en termes de gouvernance d’information, comme la signature électronique, la GED et l’archivage, l’authenticité et l’intégrité, ou encore la redondance et la sécurité.

Considérer l’information dès qu’elle survient

La méthode elle-même, abordée dans la seconde partie de l’ouvrage, a ceci d’intéressant qu’elle se préoccupe de l’information dès sa matérialisation, création ou recueil, à l’instar de la norme de records management, qui présente l’avantage d’une gouvernance de l’information tout au long de sa vie, de sa création à sa destruction ou sa conservation permanente.

Car se préoccuper de piloter l’information d’entreprise dès qu’elle prend forme dans l’activité opérationnelle signifie instaurer les règles et bonnes pratiques en matière de traitement, gestion, stockage et archivage au tout début de son cycle de vie, ce qui permet de considérer en amont les enjeux stratégiques qui lui sont liés. Enjeux rappelés dans le deuxième chapitre de la première partie : “Trois exigences universelles”.

De nombreux sujets liés à l’information d’entreprise sont de ce fait abordés au long de ce livre, notamment celui très actuel du RGPD.

A ce propos, où en êtes-vous ? Conforme ? Non conforme ?

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